Un blog in Comune, ovvero come condividere emozioni e competenze
Più volte nell’arco dei tre giorni del Festival Digitale Popolare, organizzato dalla Fondazione Italia Digitale e che si è svolto ad ottobre a Torino, si è detto che ridisegnare i processi è necessario per non rischiare di digitalizzare la burocrazia. Cogliere, dunque, nel digitale l’opportunità per un cambiamento culturale è fondamentale soprattutto in questa fase post-pandemica, dove la pubblica amministrazione ha ritrovato nuove energie e competenze.
Una intranet ha ancora senso nell’epoca in cui attraverso whatsapp, ad esempio che introduce la funzione community, ci suggerisce un nuovo modo di lavorare?
Sì ha ancora senso, soprattutto se pensata come infrastruttura a sostegno di chi lavora per l’efficacia e l’efficienza del servizio pubblico. Nel Comune di Fiano Romano, alle porte di Roma, la intranet è stata pensata come strumento per far emergere prima di tutto il potenziale inespresso.
Molto spesso, quando si parla di pubblica amministrazione si pensa al servizio pubblico ma non alle persone che tale servizio devono concretizzare. Molte di queste persone compiono le stesse cose da molti anni e nello stesso modo. L’esperienza, in questi casi, è sicuramente un valore ma quando non valorizzata, all’interno di un sistema di processi, rischia di diventare una resistenza al cambiamento che, nel tempo, può anche tramutarsi in un vero ostacolo.
Una intranet dedicata, dunque, al personale dipendente e che con alcune funzionalità base (stanza di lavoro, news, blog, agenda, rubrica, personale) ha lo scopo di ottimizzare i processi e dar voce alle persone che lavorano.
Come? Attraverso, soprattutto, l’utilizzo di due funzionalità: stanze di lavoro per la collaborazione e condivisione di documenti e media e un blog, perché come scrive Franz Russo, Digital and Social Media Strategist, “fare blogging è una strada molto efficace, per costruire contenuti di qualità e per costruire la propria identità”.
Con il blog, lo scopo non è solo quello di raccontarsi ma anche di generare angoli di dibattito che non troverebbero vita negli spazi cosiddetti offline per diversi motivi, anche di natura emotiva.
Nella narrazione politica, e non solo, la metafora della squadra è una delle più utilizzate. Squadra è sinonimo di gruppo, di sforzo per il raggiungimento di un obiettivo comune, di azione, di forza. Perché non trasferire tutto questo, quindi, al personale della pubblica amministrazione? Dar voce alle persone che lavorano, in questo caso in un Comune sopra i 15 mila abitanti, può voler dire “fare squadra” e far emergere anche chi si sente l’ultima ruota del carro quando, invece, per esperienza sul campo, per competenze acquisite e maturate negli anni può, detto volgarmente, far scuola.
Per iniziativa autonoma o attraverso temi proposti dalla redazione, ogni utente avrà la possibilità di argomentare e pubblicare i propri articoli condividendone il contenuto con l’intero pubblico dell’amministrazione o con pubblici specifici. Al di là dell’aspetto più professionale, uno strumento come il blog può esser utile anche per condividere esperienze, per raccontarsi o anche per far emergere le difficoltà nel bilanciare, in modo equilibrato, vita professionale e vita privata. Servirà un unico ingrediente: la costanza.
Uno spazio digitale dove ritrovarsi, aiutarsi, portare avanti e costruire l’identità in Comune sfruttando il potenziale dell’intelligenza collettiva. Dalle stanze di lavoro al blog, un percorso per raggiungere chiari obiettivi: veicolare informazioni in modo veloce e tracciabile; facilitare la collaborazione; semplificare l’organizzazione e la condivisione dei documenti; acquisire un metodo di lavoro; ridurre i processi cartacei; lavorare anche in mobilità; rafforzare il senso di appartenenza; favorire la comunicazione tra colleghi e colleghe.
Da un punto di vista più tecnico: la piattaforma è stata realizzata su wordpress, completamente integrata con il sito web del Comune, e su google workspace perché scalabile e implementabile all’aumentare o diminuire di utenti o di spazio cloud necessario, flessibile mettendo a disposizione con un click tutta la documentazione già realizzata con i nuovi utenti e sicuro attivando l’autenticazione a due fattori di Google.
Si chiamerà IntraNOI ed è stata ideata e progettata dopo aver ascoltato i bisogni, le necessità e le aspettative del personale durante la fase di sviluppo. Sarà attivata solo dopo aver portato a termine il calendario incontri dedicati alla formazione.
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