Il nuovo mondo della planimetria dell’ufficio virtuale
Luigi Freguia, Senior Vice President & General Manager EMEA, VMware
Quando permane un determinato status quo per molto tempo, si incontra spesso una certa resistenza al cambiamento. Eppure, negli ultimi anni, abbiamo assistito a una trasformazione globale delle modalità di lavoro che si è pressoché diffusa ovunque. È giustificato quindi affermare che il lavoro ibrido è qui per rimanere. La pandemia non è stata l’unica variabile a mettere in atto questa trasformazione; ha solo accelerato ciò che grazie ai progressi della tecnologia digitale applicata allo spazio di lavoro era già possibile. Ha dato vita a una modalità completamente nuova di organizzare la forza lavoro: benvenuti nel mondo della planimetria dell’ufficio virtuale. Ne abbiamo parlato in dettaglio nella ricerca condotta con Vanson Bourne dal titolo The Virtual Floorplan: New Rules for a New Era of Work. Nel frattempo, desidero riassumere in questo articolo alcuni dei risultati chiave emersi, e come noi e alcuni dei nostri clienti ci siamo adattati a questo nuovo scenario.
Costruire una forza lavoro dinamica e globale
Ci sono alcune persone le cui opinioni dovremmo sempre scoltare. Una di queste è Bill Gates che ha recentemente dichiarato che, entro due o tre anni, la maggior parte dei nostri futuri meeting lavorativi avverrà in uno spazio virtuale. Questo può sembrare inverosimile, ma Gates ha certamente dalla sua la credibilità di previsioni azzeccate, e i dati di oggi in Europa lo confermano.
Una nuova ricerca del CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development) ha evidenziato che i datori di lavoro si aspettano che la percentuale delle persone che lavorano da casa su base regolare raggiungerà il 37% rispetto al 18% prima della pandemia. A giugno, il Guardian ha riportato che il Governo inglese sta “considerando di rendere il lavoro da casa l’opzione predefinita, dando ai dipendenti il diritto di richiederlo”. Più recentemente, una nuova ricerca rilasciata da Savills dal titolo UK Flex Office Perspectives sostiene che nel Regno Unito si sta affermando una crescente domanda di spazi per uffici flessibili. Il rapporto ha evidenziato che questa domanda aumenterà più del 10% rispetto alla domanda complessiva di uffici nel Regno Unito nel 2022, grazie al “maggiore appetito” degli inglesi per una maggiore flessibilità lavorativa.
Alcuni Paesi europei si stanno spingendo anche oltre: il Portogallo è stato il primo Paese dell’Europa continentale a definire un “regime” regolarizzato a livello legislativo temporaneo per il lavoro a distanza proprio all’inizio della pandemia, e ha nuovamente ripreso l’iniziativa in materia approvando recentemente una legislazione che definisce nuovi diritti per i lavoratori in materia di contatto e reperimento al di fuori dell’orario di ufficio e le spese sostenute per il lavoro da casa. Secondo quanto riportato da The National, negli Emirati Arabi Uniti sei imprese su dieci hanno introdotto orari flessibili per i lavoratori. Come, quando e dove si svolgono le attività di business in Europa è al centro delle politiche della Commissione Europea sul futuro del lavoro e, come il nostro studio ha sottolineato, ci troviamo all’apice di alcuni grandi cambiamenti.
Nuove “tribù” sul posto di lavoro
L’ascesa di questa “planimetria virtuale” sta riscrivendo le regole del successo di dipendenti, responsabili aziendali e team. Secondo la nostra ricerca, la maggior parte degli intervistati (70%) ha dichiarato che il passaggio al lavoro remoto li ha fatti sentire più connessi e apprezzati dai loro colleghi. Questo ha dato origine a nuove “tribù”, ovvero gruppi di dipendenti che si connettono e interagiscono a livello sociale e durante le ore di lavoro. Sono queste nuove tribù che stanno influenzando il cambiamento all’interno delle organizzazioni e la differenza di impatto tra le organizzazioni in forte crescita e quelle che non hanno un buon rendimento è notevole. Quando si guardano le conseguenze di questo “tribalismo digitale”, quasi la metà (45%) delle organizzazioni ad alta crescita ha citato una maggiore collaborazione e una crescita elevata (43%). Questa cifra scende rispettivamente al 28% e al 27% per le organizzazioni sottoperformanti.
Quando si tratta di servizi critici, tutto questo assume un ruolo decisamente vitale. Il nostro lavoro con il dipartimento di polizia di Anversa è un ottimo esempio di come la tecnologia può essere utilizzata per collegare al meglio team e individui da remoto. Per fare in modo che gli agenti di polizia dispongano delle informazioni pertinenti per gestire il proprio intervento in modo flessibile ed efficiente, il dipartimento di polizia di Anversa ha sviluppato una nuova piattaforma digitale e un’applicazione, FOCUS, che combina da 20 a 40 fonti di ricerca e banche dati di vari dipartimenti di polizia, servizi della città e di emergenza. Come risultato, i tempi di reazione sono migliorati notevolmente: oggi una risposta a un incidente ad alta priorità si conta in poco meno di tre minuti, prima era di otto-dieci minuti. In Italia durante la pandemia il Comune di Afragola ha permesso ai suoi dipendenti di lavorare da remoto abilitando grazie a VMware in poche settimane una soluzione di desktop virtuale in totale sicurezza per diverse tipologie di dipendenti, che ne scoprono rapidamente i vantaggi: facilità d’uso e di aggiornamento, sicurezza e affidabilità, per un importante ritorno dell’investimento.
La coesione non è mai stata così importante
Il nostro studio ha rilevato chiaramente come il lavoro a distanza sia qui per rimanere: il 92% degli intervistati afferma che almeno alcuni dipendenti stanno ora lavorando a distanza. Di conseguenza, si è evidenziato come i responsabili aziendali debbano oggi essere in grado di garantire un delicato equilibrio quando si tratta di implementare con successo una “planimetria di ufficio virtuale”. Devono offrire ai dipendenti la libertà di fare il loro lavoro dove, quando e come vogliono, assicurando allo stesso tempo che la produttività e gli standard di sicurezza siano rispettati. Naturalmente le sfide non mancano: se l’onboarding dei nuovi dipendenti che lavorano da remoto o in modalità ibrida è andato meglio del previsto, molti responsabili aziendali hanno oggi evidenziato un elevato turnover dei dipendenti. Il 79% di questi crede infatti che le organizzazioni per cui lavorano abbiano bisogno di adottare nuovi strumenti e politiche in questo senso. Il 77% afferma che gli attuali processi di reclutamento richiedono un migliore screening per la collaborazione al di fuori dell’ambiente d’ufficio tradizionale. La combinazione di un ambiente iper-competitivo e il passaggio a uno spazio di virtuale comporta che gli sforzi per guidare l’integrazione e la coesione all’interno delle organizzazioni debbano essere in prima linea.
Questo è testimoniato da SGB-SMIT Group, produttore di trasformatori di potenza leader in Europa che ha raddoppiato la sua presenza sul mercato in cinque anni. Lavorando con VMware, l’approccio multi-cloud dell’azienda consente oggi a individui e team di quattro continenti di lavorare fianco a fianco. Con un accesso continuo alle app e agli strumenti business-critical, SGB-SMIT Group ha trasformato la cultura dell’innovazione collaborativa in realtà.
Avere un vantaggio nell’attrarre i migliori talenti
Considerate le sfide di sicurezza decisamente critiche che comporta l’introduzione di questa “planimetria virtuale”, la maggior parte delle organizzazioni (84%) ha implementato sistemi sui dispositivi remoti per monitorare le minacce informatiche. Tuttavia, molti affermano di aver implementato anche sistemi di monitoraggio della produttività dei dipendenti (70%). Il 77% di tutti gli intervistati concorda sul fatto che la loro organizzazione abbia il diritto di monitorare la loro produttività, ma con questo le aziende si ritrovano a dover gestire un equilibrio molto delicato relativo a determinate politiche che possono minare la cultura del lavoro ibrido. Guardando al futuro, saranno i responsabili che si fidano dei propri dipendenti a godere di un vantaggio duraturo nella guerra – sempre più competitiva – per attrarre i migliori talenti.
Una tendenza che il rapporto ha evidenziato è che non importa la posizione o il tipo di organizzazione: i rischi per la sicurezza sono drasticamente aumentati a seguito della diffusione del lavoro a distanza. Con meno controllo diretto su app, dispositivi e reti, l’IT sta navigando in un mondo in cui la sicurezza è – e deve essere – una responsabilità di tutti. Nonostante gli immensi vantaggi di questa “planimetria virtuale”, il 75% degli intervistati crede che la sensibilità dei dati abbia reso l’IT più cauto quando si tratta di considerare il lavoro remoto a lungo termine, mentre il 58% delle organizzazioni non è nelle condizioni di far lavorare i dipendenti in altri Paesi a causa delle preoccupazioni in ambito di data protection.
Quando si parla di security, un ottimo esempio da citare è Asklepios, uno dei maggiori operatori ospedalieri privati tedeschi. Asklepios ha lavorato con VMware per rinnovare la propria infrastruttura a silos e migliorare la comunicazione e lo scambio di dati per i suoi dipendenti, garantendo al contempo solide misure di sicurezza su dispositivi, applicazioni e sistemi. Lo staff di Asklepios può ora lavorare da qualsiasi luogo e i suoi 2,6 milioni di pazienti beneficiano di eccellenti standard di trattamenti medici personalizzati e di ricerca.
La rivoluzione del lavoro a distanza, a partire da casa
La società di consulenza Global Workplace Analytics prevede che entro il 2025 il 70% dei lavoratori sarà operativa da remoto almeno cinque giorni al mese. Questo significa che la costruzione di una forza lavoro distribuita, globale e forte è più rilevante che mai e rivoluziona il modo in cui ci approcciamo e pensiamo al lavoro stesso. È qualcosa che noi di VMware siamo impegnati a realizzare.
Gli sforzi per concretizzare questa missione includono la nostra iniziativa Future of Work, che ci permette di raggiungere in tutto il mondo i talenti più brillanti, aumentando così la nostra diversity, portando innovazione e aprendoci a nuove prospettive. Stiamo anche re immaginando il nostro portafoglio real estate per il futuro, creando hub regionali di collaborazione e innovazione insieme a più di 32.000 spazi per uffici personali. Abbiamo anche esteso il nostro rimborso per le attività di fitness nell’ottica di realizzare concretamente una visione molto più olistica del benessere che include la salute emotiva, fisica, finanziaria e dell’intera comunità. Infine, siamo impegnati nell’innovazione sostenibile e fortemente convinti che una forza lavoro distribuita, dove i dipendenti hanno la flessibilità di lavorare da remoto, avrà un impatto positivo sulla riduzione di 1.2 miliardi di tonnellate di impronta di carbonio che abbiamo già raggiunto dal 2003.
Guardando al futuro, coloro che avranno maggior successo in questo coraggioso, nuovo mondo saranno quelli che accoglieranno tutto il potenziale di questa “planimetria virtuale” abilitando e soprattutto incoraggiando le connessioni digitali, sostenendo tutto ciò attraverso una leadership visibile e trasparente in grado di attrarre e trattenere i talenti. A patto che tutto questo sia consegnato in modo sicuro e attraverso modalità sempre a vantaggio e supporto dei dipendenti.
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