Verso la digitalizzazione delle PMI: i centralini in cloud

Le parole d’ordine nel mondo post Covid-19 sono due: smart working e digitalizzazione.

La situazione che la pandemia ha creato e sta creando, ha costretto infatti sempre più imprese a sperimentare lo smart working come modalità di lavoro principale.

Se per molte aziende questa nuova espressione del lavoro era del tutto inedita e spesso mai sperimentata prima, per molte si è rivelata una vera e propria rivoluzione.

Una rivoluzione per i dipendenti, che in questo modo possono gestire il loro lavoro con maggiore autonomia e serenità (ricordiamo il concetto sempre più importante del work-life balance). Ma è una rivoluzione anche per gli imprenditori e le aziende stesse, che con una gestione più smart riescono davvero ad essere più “snelle”, “agili” (metodologia agile) e quindi ottimizzare e rendere più efficace la produttività.

In altre parole, quando lo smart working viene fatto bene, si lavora più efficacemente, più velocemente e si eliminano gli sprechi (materiali e immateriali).

Ma questo particolare periodo storico ha velocizzato così tanto questo processo da mettere sul tavolo degli imprenditori e dei manager un completo ripensamento del luogo di lavoro. Il lavoro infatti non è più un posto in cui si va, ma un’attività che si svolge. E oggi, questo concetto è più chiaro che mai.

Questa rivoluzione copernicana però, per essere consistente e portare dei reali vantaggi nel tempo, deve essere sostenuta da opportuni strumenti.

Ci sono state diverse innovazioni che hanno avuto una forte risonanza durante il lockdown, come ad esempio le applicazioni per la videoconferenza, oppure i software di gestione dei dipendenti o ancora le app di messaggistica.

Tra questi strumenti però, ce n’è uno che spesso le aziende tralasciano, perché reputato come immutato e immutabile. Stiamo parlando del centralino telefonico.

Leggendo questo termine, la prima cosa che viene in mente è il vecchio telefono fisico che troviamo in tutte le postazioni da lavoro, che a sua volta è collegato ad una rete in maniera del tutto wired.

Questo però era il centralino del 20° secolo. 

Quello con fili, centraliniste e problemi tecnici che potevano essere risolti solamente da personale specializzato.

Nel 2020 però il lockdown ha dimostrato alle aziende che anche il “vecchio” centralino poteva essere cloud. 

E questo ha creato una vera e propria rivoluzione nella rivoluzione.

Già, perché il centralino telefonico in cloud ha permesso a tantissime aziende, assieme agli strumenti per le videoconferenze e agli applicativi gestionali in cloud, di poter affrontare lo smart working in maniera ancora più efficiente, rapida e semplice.

Infatti, è da notare come anche le aziende più “smart”, ovvero quelle che si erano adattate perfettamente all’utilizzo di strumenti in cloud, non avevano ancora pensato che anche il centralino telefonico, il caro vecchio centralino “by wire”, poteva essere in cloud.

Professionalità e flessibilità allo stesso tempo

Ma cos’è un centralino telefonico in cloud? 

Come funziona uno degli strumenti che maggiormente permettono di far comunicare dipendenti e clienti senza che questi siano fisicamente in azienda?

Il centralino in cloud è uno strumento che consente gestire il proprio centralino da remoto, permettendo quindi di rispondere al proprio numero aziendale pur lavorando da qualsiasi altra parte del mondo. 

Questo porta diversi vantaggi, primo fra tutti quello di poter offrire in qualsiasi situazione (lockdown o ferie che siano) ai propri clienti la stessa customer care a cui erano abituati. E questo rende qualsiasi impresa professionale e smart agli occhi dei clienti.

“Ci sono dei capisaldi fissati nella testa delle persone che non si possono scardinare” – spiega Leonardo Coppola co-founder di Voxloud, la prima startup in Italia ad aver ideato e commercializzato un sistema di centralino in cloud – “Tutti percepiamo il numero di telefono fisso come più professionale e istituzionale. Il fatto che dall’altra parte ci sia una cornetta da sollevare, dà nella nostra mente un valore completamente diverso al numero che stiamo per chiamare. Ecco perché oggi è importante avere sempre e comunque un centralino telefonico in azienda, ma al passo con i tempi. Un centralino in cloud.”

Ci sono diversi vantaggi immediati che un’azienda può ottenere da un centralino in cloud:

• Massima professionalità percepita fin dal primo contatto con il cliente (indipendentemente da quanti dipendenti l’azienda abbia)

• Un numero fisso, nazionale e unico per diverse sedi, permette di dare l’impressione di interfacciarsi con un’azienda organizzata, strutturata, quasi una multinazionale

• Gestione più efficiente di ogni chiamata grazie a strumenti avanzati (registrazione delle chiamate, registro chiamate, IVR, automazioni ecc).

• Capacità di indirizzare automaticamente e velocemente le chiamate all’interlocutore più indicato, risparmiando tempo prezioso.

Quali caratteristiche dovrebbe avere un centralino in cloud per essere efficace?

Chiaramente ogni attività ha esigenze e necessità differenti, ma riguardo ai centralini in cloud ci sono degli aspetti generali che andrebbero sempre tenuti a mente e verificati, quando si ha la necessità di dotarsi di un centralino in cloud.

I tre capisaldi sono:

• Contemporaneità
• Possibilità di creare reparti interni separati
• Facilità di controllo

Come scegliere il centralino in cloud più adatto alle esigenze della propria azienda?

“Prima di qualunque acquisto è importante analizzare lo stato della propria azienda e i

suoi bisogni attuali per quanto riguarda la comunicazione con clienti, fornitori ed eventuali partner” – sottolinea Leonardo Coppola. 

Non esiste mai un’unica soluzione adatta per qualsiasi azienda: il miglior software è quello che si cuce perfettamente sulle esigenze dell’azienda.

Per questo è fondamentale mettere prima di tutto nero su bianco gli obiettivi che si intendono raggiungere, ma anche stabilire le esigenze attuali e future e le funzionalità che il centralino dovrà avere per essere realmente efficace per l’azienda in questione.

Non meno importante è fare sempre attenzione ad eventuali costi nascosti e clausole inserite nei contratti delle diverse compagnie telefoniche. Inoltre, altro vantaggio di un centralino in cloud rispetto ad una piattaforma tradizionale, è quello di non avere necessità di alcun tipo di installazione e manutenzione da parte di tecnici specializzati, risparmiando così tempo e denaro.

Forse uno dei vantaggi più incredibili di un centralino in cloud, come del resto per tutti gli strumenti “nella nuvola”, è il fatto di potersi evolvere in maniera agile assieme all’azienda stessa. Pensaci un attimo, la tua azienda è un organismo che vive, cambia e si evolve nel tempo: non dovrebbero fare altrettanto gli strumenti che utilizzi in azienda?

Un centralino in cloud è l’unico che ti consente con un click di aggiungere nuove funzionalità, di ridurre le funzioni all’occorrenza e quindi di stare sempre al passo con l’azienda. Mai più sprechi, sempre più ottimizzazione.

Il Covid-19 e il lockdown hanno messo a nudo le debolezze delle aziende, ma soprattutto hanno svelato quanto queste siano ancora ancorate al passato, riguardo agli strumenti e alle metodologie.

Nel 2020, le aziende hanno la grande opportunità di poter sfruttare e testare “nel mondo reale” concetti prima astratti come lo smart working e tutti gli strumenti propri di questa pratica. Uno su tutti, proprio il centralino in cloud.

Dunque è tempo per le PMI italiane di digitalizzarsi, di scegliere un metodo di lavoro davvero al passo con i tempi. Ma cosa ancora più importante di tutte, di fare tutto ciò con gli strumenti giusti.

Buona digitalizzazione!

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